Bir ana gayrimenkulün sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü varsa, yönetici atanması gerekiyor. Apartmanın bütün bölümleri bir kişinin mülkiyetinde ise, malik kanunen yönetici durumunda oluyor. Apartman yöneticisinin kat malikleri ile yılda en az bir kere toplantı yapması gerekiyor.

Bu toplantılarda konuşulan her konunun alınan kararların yönetim defterine kaydedilmesi ve apartman yönetimi toplantı tutanağına işlenmesi gerekiyor. Bu toplantı tutanağını apartman yöneticisinin bir dosyada saklaması gerekiyor. Apartman yönetimi toplantı tutanağında konuşulacak konular, gündem maddeleri, alınan kararlar, dilek ve isteklerin açıkça belirtilmiş olması gerekiyor. 

Apartman yöneticisinin saklaması gereken belgelerden bir tanesi de apartman yönetimi muhasebe defteri oluyor. Apartman muhasebesi için apartman yönetimi işletme defteri kullanıyor ve bu defter noterde tasdik ettirilmesi gerekiyor. Peki apartman muhasebesi nasıl tutulur?

Apartman yönetimi muhasebesi

Apartman yönetimi işletme defteri kullanıyor ve bunu notere tasdik ettiriliyor. Defterin sol tarafına giderler ve sağ tarafına gelirler yani aidatlar yazılıyor. Giderler genellikle fatura karşılığı yapılan (Ortak elektrik, su asansör gibi) harcamalara dayanıyor. Gider pusulasıda kullanılabiliyor. Kapıcı, bahçe bakımının kapıcıya yaptırılması gibi ödemeler gider pusulası ile yapılıyor. 

Tutanakla gider kaydedildiği durumlar çok nadiren gerçekleşiyor. Gelirler genellikle aidatlardan oluşuyor ve dairelerden alınan aidatlar karşılığı makbuz düzenleniyor. (Makbuza en az kimden, daire ve tutar ile aidatın ilgili olduğu ay yazılıyor.) Bu makbuzlar sırasıyla işletme defterinin gelir sağ sayfasına yazılıyor. Gelir gider arasında fark kasa veya bankadaki nakdi gösteriyor.

Karar defteri tasdik ettiriliyor ve apartman  toplantısında alınan kararlar yazılıyor. Apartman sakinlerine duyuru yapılıyor yarıdan fazla katılımı ile karar alınabiliyor. Aidatların takibi için her ay apartman veya site sakinlerinin adı soyadı ve daire no.su ile ödenen aidatları gösteren bir liste yapılıyor. Aidat borçluları bu şekilde takibi mümkün oluyor. 

Çok önemli bir konu daire sahiplerince katlanılan harcamalar içinde aynı makbuzlarla tahsilat yapılıyor. Bu tür harcamalar genelde bir kaç yerden teklif alınarak en uygun olana yapılması ve toplanan paranın bu işte kullanıldığının ayrıca açıklanmasının yapılması gerekiyor. Kapıcılara yapılan ödemeler gelir vergisinden istisna ancak SGK sigorta bildirgesi verilmesi ve primlerin ödenmesi gerekiyor.