Öncelikle bir apartman ya da sitenin kim ya da kimler tarafından yönetilebileceğinin belirtilmesi faydalı olacaktır. Genellikle apartman, iş merkezi veya site şeklinde karşımıza çıkan bir anagayrimenkulun karar alıcı organı kat malikleri kuruludur. Bu husus Kat Mülkiyeti Kanunu m. 27’de şu şekilde belirtilmiştir; 

“Anagayrimenkul, kat malikleri kurulunca yönetilir ve yönetim tarzı, kanunların emredici hükümleri saklı kalmak şartıyla, bu kurul tarafından kararlaştırılır.” 

Peki bu kat malikleri kurulu kimlerden oluşmaktadır? Kat malikleri kurulu, adından da anlaşılacağı üzere bir anagayrimenkulde bulunan bağımsız bölümlerin mülkiyet hakkını elinde tutan kişilerin oluşturduğu bir yapıdır. Kat malikleri kurulu kimlerden oluşur sorusunu cevapladıktan sonra apartman toplantısı nasıl yapılır ve kararlar nasıl alınır sorularına yanıt arayabiliriz. 

İlk olarak apartman toplantısı ne zaman yapılmalıdır sorusunu cevaplayalım. Bir apartman veya site kat malikleri kurulu yıl içerisinde toplanabilmesi iki şekilde mümkündür. Bunlardan birisi olağan toplantı, diğeri ise olağanüstü toplantı şeklidir. Kat Mülkiyeti Kanunu m. 29’da olağan toplantı zamanı “Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim plânlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.” şeklinde belirtilmiştir. Buradan anlaşılması gereken olağan toplantının yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zaman diliminde, yönetim planında böyle bir belirleme olmaması durumunda ise her takvim yılının ilk ayı yani Ocak ayı içerisinde yapılması gerektiğidir. Birden fazla parsel üzerine kurulu toplu yapı ve sitelerde ise olağan toplantıların en geç iki yılda bir defa ve yine yukarıda belirtilen şartlar çerçevesinde yapılması gerekmektedir. 

Kat malikleri kurulu olağanüstü toplantısı ise önemli bir sebebin çıkması halinde yukarıdaki zaman dilimlerinin haricinde yapılan toplantı şeklidir. Kat malikleri kurulu olağanüstü toplantısının yapılış şekli Kanun’da şu şekilde belirtilmektedir; 

“Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildi- rilmek şartıyla, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir.

İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz.”

Olağanüstü toplantıda bu denli sıkı şekil şartları getirilmesinin sebebi, kat malikleri bilgilendirilmeden ve toplantı gündemi hakkında yeterli düşünme payı bırakılmaksızın alelacele bir toplantı yapılıp tüm kat maliklerini zorda bırakabilecek kararlar alınmasının önüne geçmektir. Gerçekten de gerek olağanüstü toplantı talep edebilecek kişilere getirilen sayı sınırlaması gerekse de en az 15 gün önceden bütün kat maliklerine duyuru yapma zorunluluğu gibi kriterler, olağanüstü toplantıların yapılmasını biraz olsun zorlaştırmış ve gerçekten önemli bir sebebin varlığı ve toplantının gerekliliği üzerinde yeterli mutabakata varıldığının sağlanması amaçlanmıştır. 

Peki kat maliklerinin toplanabilmesi için kaç kişi gereklidir ya da daha doğru bir tabirle toplantı yeter sayısı ne olmalıdır? Kanun bu soruya da şu şekilde cevap vermektedir;

“Kat malikleri kurulu, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir.”

Burada açıklığa kavuşturulması gereken husus, toplantının başlayabilmesi için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından salt çoğunluğunun sağlanması gerekliliğidir. Sayı çoğunluğu zaten herkesçe malum olan kişilerin sayılması ile yarıdan bir fazla sayının elde edilmeye çalışılmasıdır. Ancak bu sayıca çoğunluk aynı zamanda arsa payı bakımından %50+1’i karşılamıyorsa toplantının başlayabilmesi için yeterli olmayacaktır. Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse; 20 bağımsız bölüme sahip bir apartmanda toplantının başlayabilmesi için hazır bulunması gereken kişi sayısının 11 olacağı ilk bakışta anlaşılmaktadır. Ancak örneğimizi biraz daha detaylandırmaya çalışalım. Bu apartmanda bulunan dairelerin arsa payı zemin kattaki dükkanın yarısı kadar olsun. Bu durumda yukarıda elde edilen 11 toplantı yeter sayısı içerisinde dükkan niteliğindeki bağımsız bölüm malikinin bulunmaması arsa payı bakımından çoğunluğu sağlayamadığından toplantı yeter sayısı yine sağlanamamış olacaktır. 

Peki yapılan ilk toplantıda yeter sayı elde edilemediği için toplantıya başlanamazsa ne olacaktır? Kanun bu durum için de bir formül üretmiştir. “Yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının yapılamaması halinde, ikinci toplantı, en geç onbeş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı, katılanların salt çoğunluğudur.” Kanun metninden de anlaşılacağı üzere; ilk toplantıda yeter sayının sağlanamaması halinde en geç 15 gün içerisinde yeni bir toplantı tarihi belirlenmelidir. Yapılacak olan ikinci toplantıda artık toplantı yeter sayısı aranmayacak, karar yeter sayısı ise yine toplantıya katılanların salt çoğunluğu yani %50+1’i olacaktır.