Yönetici kanunen sadece karar defteri tutmak zorundadır. Bu defterin her sayfası noter mührüyle tasdik edilmelidir. Karar defterinin sayfaları mutlaka 1' den başlayan sıra numarası taşımalıdır.  Ancak, uygulamada pek çok yöneticinin isletme defteri, kasa defter, asansör bakım defteri gibi kanunen tutulması zorunlu olmayan yardımcı nitelikteki defterleri tuttuğu da görülmektedir. Yönetici bütün belgeleri bir dosya halinde düzenli biçimde saklamalıdır. Görev süresi bitiminde ise, bütün defterleri yeni seçilen yöneticiye devretmelidir.