Site Yönetimi Karar Defteri Nedir?
Site yönetimi karar defteri, apartman ve site yöneticilerinin aldığı tüm önemli kararların, yapılan toplantıların ve alınan tedbirlerin kayıt altına alındığı resmi bir belgedir. Bu defter, yönetim kurulu kararlarından teknik müdahalelere, mali harcamalardan yasal süreçlere kadar pek çok konuda detaylı kayıt tutulması gereken temel bir araçtır. Türk Medeni Kanunu ve Kat Mülkiyeti Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan bu defter, apartman yönetiminin şeffaflığını ve hesap verebilirliğini sağlar.
Karar Defterinin Yasal Dayanak ve Önemi
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesi uyarınca, yönetici tarafından mutlaka bir karar defteri tutulması gerekir. Bu yasal zorunluluk, apartman sakinlerinin haklarını korumak ve yönetim süreçlerinin belgelendirilmesi amacıyla getirilmiştir. Karar defteri, mahkeme süreçlerinde de önemli bir delil niteliği taşır ve kat maliklerinin yönetime karşı açabilecekleri davalarda kritik rol oynar.
Yönetici, aldığı her türlü kararı, tarih ve imza ile birlikte deftere kaydetmek zorundadır. Bu kayıtlar, apartmanın işleyişi hakkında kat maliklerine şeffaf bilgi sağlar ve yönetim kurulu toplantılarının tutanaklarının da muhafaza edilmesini sağlar.
Site Yönetimi Karar Defterinde Bulunması Gereken Bilgiler
Site yönetimi karar defteri içeriği oldukça kapsamlı olmalıdır. Öncelikle, yönetim kurulu toplantı kararları detaylı şekilde kayıt edilmelidir. Bu kararlar arasında bütçe onayları, tadilat kararları, ortak alan kullanım kuralları ve aidat belirleme süreçleri yer alır.
Bakım ve onarım faaliyetleri, asansör muayeneleri, yangın güvenlik kontrolları gibi teknik konular da defterde mutlaka yer almalıdır. Mali konularda ise gelir-gider kayıtları, fatura ödemeleri, aidat tahsilatları ve borçlu daire sahipleri ile ilgili alınan kararlar detaylandırılmalıdır.
Ayrıca güvenlik önlemleri, temizlik şirket değişiklikleri, ortak alan kullanım izinleri ve apartman kurallarına aykırı davranışlara karşı alınan tedbirler de kayıt altına alınması gereken konulardandır.
Karar Defteri Tutarken Dikkat Edilecek Hususlar
Karar defteri tutulurken kronolojik sıra mutlaka korunmalıdır. Her kayıt, tarih ve saat bilgisi ile birlikte yazılmalı, sayfa numaraları verilmelidir. Silinti ve kazıntılar yapılmamalı, hatalı kayıtlar üzeri çizilerek düzeltilmelidir.
Yönetici ve yönetim kurulu üyelerinin imzaları her kararda bulunmalıdır. Toplantılara katılan kişilerin adları, soyadları ve daire numaraları açık şekilde belirtilmelidir. Oy birliği ile alınan kararlar ayrı, çoğunluk ile alınan kararlar da muhalefet şerhleri ile birlikte kayıt edilmelidir.
Elektronik Kayıt Sistemlerinin Avantajları
Günümüzde geleneksel kağıt defterler yerine elektronik kayıt sistemleri tercih edilmektedir. Bu sistemler, bilgilerin kaybolma riskini ortadan kaldırır, arama ve raporlama kolaylığı sağlar. Dijital kayıt sistemleri sayesinde kat malikleri, apartman yönetim kararlarına çevrimiçi erişim sağlayabilir.
Elektronik sistemler aynı zamanda yedekleme imkanı sunarak, olası veri kayıplarına karşı güvenlik sağlar. Otomatik tarih damgalama ve kullanıcı izleme özellikleri ile kayıtların güvenilirliği artar.
Kat Maliklerinin Karar Defterine Erişim Hakları
Kat Mülkiyeti Kanunu gereğince, tüm kat malikleri karar defterini inceleme hakkına sahiptir. Yönetici, makul bir süre içinde defterin görülmesini sağlamalı ve talep edildiğinde fotokopi verilmelidir. Bu hak, apartman yönetiminde şeffaflığın temel göstergelerinden biridir.
Kat malikleri, yönetim kararlarına itiraz etmek istediklerinde karar defteri kayıtlarından yararlanabilir. Mahkeme süreçlerinde de bu kayıtlar önemli delil değeri taşır.
Sonuç ve Öneriler
Site yönetimi karar defteri, modern apartman yönetiminin vazgeçilmez bir parçasıdır. Doğru ve eksiksiz tutulan kayıtlar, hem yasal zorunlulukları karşılar hem de yönetim kalitesini artırır. Apartman yöneticileri, bu konuda dikkatli ve sistemli olmak zorundadır.
Profesyonel apartman yönetimi için Konsiyon yazılımı gibi özelleşmiş çözümler, karar defteri tutma süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırır. Bu tür yazılımlar, yasal gereklilikleri karşılarken aynı zamanda modern yönetim anlayışının gereklerini de yerine getirir. Otomatik kayıt tutma, raporlama ve belge yönetimi özellikleri sayesinde apartman yöneticilerinin iş yükü azalır ve hata riski minimize edilir.