Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Nedir?
Olağanüstü genel kurul toplantısı, apartman ve site yönetiminde acil durumlar karşısında toplanması gereken özel bir toplantı türüdür. Normal genel kurul toplantılarından farklı olarak, yılda bir kez yapılan rutin toplantıların dışında, önemli konuları görüşmek amacıyla düzenlenir. Bu toplantı türü, acil kararlar alınması gereken durumlarda apartman sakinlerinin bir araya gelmesini sağlar.
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, apartman yöneticisi veya kat malikleri belirli şartlar altında olağanüstü toplantı düzenleyebilir. Bu toplantılar, apartmanın işleyişini etkileyen kritik konularda hızlı karar alma sürecini destekler.
Olağanüstü Genel Kurul Hangi Durumlarda Toplanır?
Apartman ve site yönetiminde birçok durum olağanüstü genel kurul toplantısı gerektrebilir. Yönetici değişikliği ihtiyacı, beklenmedik büyük çaplı onarım gereksinimleri ve ortak gider artışları en yaygın nedenler arasında yer alır.
Apartmanın yapısal sorunları, asansör arızaları, çatı onarımları veya dış cephe tadilat ihtiyaçları gibi acil durumlar da toplantı sebebi oluşturabilir. Ayrıca yönetim planında değişiklik yapılması, güvenlik sistemlerinin güncellenmesi veya apartman yönetmeliğinde tadilat gerekliliği de olağanüstü toplantı gerekçeleri arasındadır.
Komşular arası ciddi anlaşmazlıklar, ortak alan kullanımında sorunlar veya apartman bütçesinde beklenmedik açıklar da bu tür toplantıları zorunlu kılabilir.
Toplantı Çağrısı ve Usul Kuralları
Olağanüstü genel kurul toplantısı çağrısı, Kat Mülkiyeti Kanunu'nda belirtilen usullere uygun şekilde yapılmalıdır. Toplantı çağrısı en az on beş gün önceden yazılı olarak tüm kat maliklerine tebliğ edilmelidir.
Çağrı yazısında toplantı tarihi, saati, yeri ve görüşülecek konular açık şekilde belirtilmelidir. Ayrıca toplantının olağanüstü nitelikte olduğu da çağrı metninde vurgulanmalıdır. Toplantı gündeminde yer alacak konular spesifik ve anlaşılır şekilde listelenmelidir.
Toplantı çağrısını apartman yöneticisi yapabileceği gibi, kat maliklerinin beşte biri de yazılı talep ile bu çağrıyı yapabilir. Çağrı usulüne uyulmadığı durumlarda toplantı kararları geçersiz sayılabilir.
Karar Alma Süreçleri ve Nisap Şartları
Toplantının geçerli sayılması için belirli nisap şartlarının sağlanması gerekir. İlk toplantıda kat maliklerinin salt çoğunluğunun katılımı şarttır. Yeterli katılım sağlanamazsa, ikinci toplantı çağrısı yapılabilir.
İkinci toplantı için nisap şartı daha esnek olup, katılan kat malikleri ile toplantıya devam edilebilir. Kararlar oy çoğunluğu ile alınır ve her kat malikinin oy hakkı payı oranında değerlendirilir.
Önemli konularda nitelikli çoğunluk gerekebilir. Yönetici değişikliği, yönetim planında değişiklik veya büyük çaplı harcamalar için özel oy oranları uygulanabilir.
Toplantı Sonrası Yapılması Gerekenler
Toplantı sonunda alınan kararlar tutanak halinde kayıt altına alınmalıdır. Tutanak, toplantıya katılan kat malikleri tarafından imzalanmalı ve tüm apartman sakinlerine duyurulmalıdır.
Alınan kararların uygulanması için gerekli adımlar belirlenmeli ve sorumlular atanmalıdır. Özellikle mali kararlar için bütçe planlaması yapılmalı, gerekirse ek aidat tahsilatı organize edilmelidir.
Toplantı kararlarına itiraz etmek isteyen kat malikleri, yasal süre içinde mahkemeye başvurabilirler. Bu nedenle alınan kararların hukuki açıdan sağlam temellere dayanması önemlidir.
Etkili Toplantı Yönetimi İçin Öneriler
Başarılı bir olağanüstü genel kurul toplantısı için önceden detaylı hazırlık yapılması şarttır. Toplantı öncesi görüşülecek konular hakkında kat maliklerine bilgilendirme yapılmalı, gerekli belgeler paylaşılmalıdır.
Toplantı süresince objektif yaklaşım sergilenmeli, tüm görüşlere eşit mesafede yaklaşılmalıdır. Tartışmaların yapıcı bir havada geçmesi için toplantı yöneticisinin adil davranması kritiktir.
Profesyonel site ve apartman yönetimi yazılımları kullanarak toplantı süreçlerini dijitalleştirmek, hem zaman tasarrufu sağlar hem de hata riskini azaltır. Konsiyon gibi özel yazılımlar, toplantı çağrılarından tutanak tutmaya kadar tüm süreçleri kolaylaştırarak apartman yönetimini daha verimli hale getirebilir.
