Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Nedir?
Apartman ve site yönetiminde, rutin genel kurul toplantıları dışında acil kararların alınması gereken durumlarda olağanüstü genel kurul toplantısı düzenlenir. Bu toplantılar, beklenemeyecek önemli konuların görüşülmesi için 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde organize edilir. Yangın, deprem hasarları, acil onarımlar, yönetici değişikliği gibi durumlar bu toplantıların en yaygın nedenleridir.
Olağanüstü Toplantı Çağrısı Kimler Tarafından Yapılabilir?
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, olağanüstü genel kurul toplantısı çağrısı yapma yetkisi belirli kişi ve organlara aittir. Yönetici, yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğu veya kat malikleri arsa payı çoğunluğunu temsil etmek şartıyla bu çağrıyı yapabilir. Ayrıca, yönetici görevini yapmadığı takdirde, herhangi bir kat maliki mahkeme aracılığıyla da bu süreci başlatabilir.
Yasal Bildirim Süreci ve Gereklilikleri
Olağanüstü genel kurul toplantısı için en az 15 gün önceden tüm kat maliklerine yazılı bildirim yapılması zorunludur. Bu bildirimde toplantının tarihi, saati, yeri ve görüşülecek gündem maddeleri açıkça belirtilmelidir. Bildirim, elden teslim, posta yoluyla veya apartman girişine asılarak yapılabilir. Ancak mümkün olduğunca elden teslim yöntemi tercih edilmeli ve teslim alındığına dair imza alınmalıdır.
Toplantı Gündem Hazırlığı ve İçerik Belirleme
Gündem hazırlanırken, yalnızca acil ve önemli konulara yer verilmelidir. Rutin işler için olağanüstü toplantı düzenlenmesi hem maliyetli hem de gereksizdir. Gündem maddeleri net ve anlaşılır şekilde yazılmalı, belirsizlik yaratacak ifadelerden kaçınılmalıdır. Her madde için gerekli belgeler önceden hazırlanarak kat maliklerinin incelemesine sunulmalıdır.
Toplantı Yeter Sayısı ve Karar Alma Süreci
Geçerli bir olağanüstü genel kurul toplantısı için kat malikleri ve arsa paylarının yarıdan fazlasının katılımı gerekmektedir. İlk çağrıda yeter sayı sağlanamazsa, en az 3 gün sonrası için ikinci çağrı yapılabilir. İkinci çağrıda ise katılanlarla toplantı gerçekleştirilir. Kararlar, katılan üyelerin oy çokluğu ile alınır ve tutanakla kayıt altına alınır.
Toplantı Sonrası Yapılması Gerekenler
Toplantı bitiminde detaylı tutanak tutulmalı ve alınan kararlar açık şekilde yazılmalıdır. Bu tutanak, katılan tüm üyeler tarafından imzalanarak onaylanır. Kararların uygulanması için gerekli adımlar belirlenmeli ve sorumlu kişiler atanmalıdır. Önemli kararlar için yasal süreçler takip edilmeli, gerekirse ilgili kurumlarla iletişim kurulmalıdır.
Dijital Çözümlerle Süreç Yönetimi
Modern apartman yönetiminde, olağanüstü genel kurul süreçlerinin düzenli takibi büyük önem taşır. Bildirim süreçlerinden tutanak hazırlamaya kadar tüm aşamaların sistematik yönetimi, hem yasal uyumluluğu sağlar hem de zaman tasarrufu sunar. Özellikle çok sayıda dairesi olan sitelerde, manuel süreçler yerine entegre yönetim sistemleri kullanmak verimlilik açısından kritiktir. Konsiyon gibi site ve apartman yönetim yazılımları, bu süreçlerin dijital ortamda kolayca yönetilmesini sağlayarak, bildirim gönderimi, katılımcı takibi ve karar kayıtlarının sistematik tutulmasına olanak tanır.
