Olağan Genel Kurul Toplantısı Nedir?
Olağan genel kurul toplantısı, apartman ve site yönetiminde yılda en az bir kez yapılması zorunlu olan en önemli karar organıdır. Bu toplantıda kat malikleri, yönetim kurulu seçimi, bütçe onayı, yönetici değişikliği gibi kritik konularda oy kullanır ve apartmanın geleceğini şekillendirir.
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, her apartman ve sitede mali yılın bitiminden itibaren üç ay içinde olağan genel kurul toplantısı yapılması gerekmektedir. Bu toplantının zamanında ve usulüne uygun gerçekleştirilmesi, apartman yönetiminin sağlıklı işleyişi için vazgeçilmezdir.
Toplantı Öncesi Hazırlık Süreci
Başarılı bir olağan genel kurul toplantısı için önceden detaylı hazırlık yapılmalıdır. İlk adım, toplantı tarihinin belirlenmesi ve kat maliklerine en az on beş gün öncesinden yazılı bildirim yapılmasıdır. Bu bildirimde toplantı günü, saati, yeri ve gündem maddeleri açık şekilde belirtilmelidir.
Yönetici veya yönetim kurulu, toplantıdan önce faaliyet raporunu hazırlamalı, gelir-gider hesaplarını çıkarmalı ve bir sonraki yıl için bütçe taslağı oluşturmalıdır. Ayrıca apartmanın teknik durumu, yapılan bakım-onarım çalışmaları ve gelecek dönem projeleri hakkında kapsamlı bilgi verilmelidir.
Gündem Maddelerinin Belirlenmesi
Olağan genel kurulda mutlaka görüşülmesi gereken zorunlu gündem maddeleri bulunmaktadır. Bunların başında yönetici veya yönetim kurulunun faaliyet raporu, hesap durumunun görüşülmesi ve onaylanması gelir. Mali yılın kapanış bilançosu, gelecek dönem bütçesi ve aidat miktarının belirlenmesi de temel gündem maddeleridir.
Yönetici seçimi, yönetim kurulu üyelerinin belirlenmesi, denetleme kurulunun oluşturulması gibi organizasyonel kararlar da bu toplantıda alınır. Apartmanın ortak giderlerine ilişkin kararlar, büyük bakım-onarım çalışmalarının onaylanması ve apartman yönetmeliğinde yapılacak değişiklikler de gündemde yer alabilir.
Toplantı Yeter Sayısı ve Karar Alma Süreci
Genel kurul toplantısının geçerli olabilmesi için belirli yeter sayı şartlarının sağlanması gerekir. İlk toplantıda kat mülkiyeti paylarının yarısından fazlasına sahip malik sayısının katılımı zorunludur. Bu sayıya ulaşılamazsa, ikinci toplantı çağrısı yapılır ve bu toplantıda katılan malik sayısı ne olursa olsun toplantı gerçekleştirilir.
Kararlar genellikle çoğunluk oyuyla alınır, ancak bazı özel durumlar için nitelikli çoğunluk gerekebilir. Yönetici seçimi, bütçe onayı gibi rutin kararlar basit çoğunlukla alınırken, apartman yönetmeliğinde değişiklik gibi temel konular için daha yüksek oy oranı gerekebilir.
Toplantı Tutanağının Hazırlanması
Her genel kurul toplantısında detaylı tutanak tutulması yasal zorunluluktur. Tutanakta toplantı tarihi, saati, katılan malik isimleri, görüşülen gündem maddeleri ve alınan kararlar eksiksiz şekilde yer almalıdır. Tutanak, toplantıya katılan malikler tarafından imzalanmalı ve apartman kayıtlarında muhafaza edilmelidir.
Alınan kararların geçerli olabilmesi için tutanakta oy dağılımının net şekilde belirtilmesi gerekir. Muhalefet şerhleri varsa bunların da tutanağa geçirilmesi hukuki güvenlik açısından önemlidir. Tutanağın bir kopyası tüm kat maliklerine ulaştırılmalıdır.
Yasal Yükümlülükler ve Dikkat Edilecek Hususlar
Apartman yöneticileri, genel kurul kararlarını eksiksiz yerine getirmekle yükümlüdür. Seçim sonuçlarının noter tasdiki, yeni yönetim kurulunun belirlenmesi ve görev dağılımının yapılması gibi işlemler toplantı sonrası tamamlanmalıdır. Ayrıca vergi dairesi ve belediye kayıtlarında gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
Toplantıda alınan kararların apartman sakinlerine duyurulması ve uygulamaya konulması için gerekli adımlar atılmalıdır. Özellikle aidat artışları, yeni kurallar ve yapılacak büyük işler hakkında malikler bilgilendirilmelidir.
Modern Apartman Yönetiminde Teknolojik Destek
Günümüzde apartman yönetimi süreçlerini kolaylaştıran dijital çözümler büyük önem kazanmıştır. Genel kurul toplantılarının organizasyonu, tutanak tutulması ve karar takibi gibi işlemlerde profesyonel yazılım desteği alınması hem zaman tasarrufu hem de hata riskinin azaltılması açısından faydalıdır.
Apartman ve site yönetiminde karşılaşılan bu tür zorluklarla başa çıkmak için Konsiyon yazılımı gibi kapsamlı yönetim platformları kullanılabilir. Bu tür sistemler, genel kurul süreçlerinin dijital ortamda yürütülmesini, tutanakların otomatik oluşturulmasını ve alınan kararların sistematik takibini mümkün kılar. Böylece yöneticiler daha verimli çalışabilir ve apartman sakinleri süreçleri daha şeffaf şekilde takip edebilir.
