Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı Nedir?
Olağanüstü genel kurul toplantısı, apartman ve site yönetiminde acil durumlar için düzenlenen özel toplantılardır. Normal yıllık genel kuruldan farklı olarak, beklenmedik sorunlar veya önemli kararlar alınması gereken durumlarda çağrılır. Bu toplantılar, apartman sakınlerinin ortak yaşam alanlarında karşılaştıkları kritik konuları hızlıca çözümlemek için yasal bir araçtır.
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre, bu toplantılar belirli prosedürler çerçevesinde gerçekleştirilmelidir. Yönetim kurulu başkanı, kat malikleri veya yönetici tarafından talep edilebilir. Toplantının yasal geçerliliği için uygun çağrı süreçlerinin takip edilmesi ve yeterli katılımın sağlanması zorunludur.
Hangi Durumlarda Olağanüstü Toplantı Çağrılır?
Apartman yönetiminde çeşitli acil durumlar olağanüstü genel kurul toplantısı gerektirirken, en yaygın nedenler şunlardır: Yönetici değişikliği, büyük çaplı onarım kararları, ortak gider artışı, yönetim kurulu üyelerinin istifası, yapısal güvenlik sorunları ve komşular arası ciddi anlaşmazlıklar.
Örneğin, binanın çatısında ani bir hasar oluşması veya ısıtma sisteminin tamamen bozulması gibi durumlar derhal müdahale gerektirir. Bu gibi hallerde normal genel kurul toplantısını beklemek mümkün değildir. Ayrıca kat maliklerinin çoğunluğu tarafından yöneticiye karşı güvensizlik oylanması da acil toplantı nedeni sayılır.
Toplantı Çağrı Prosedürleri ve Süreler
Kanuni düzenlemelere göre, olağanüstü genel kurul toplantısı en az on beş gün öncesinden duyurulmalıdır. Çağrı yazısında toplantının tarih, saat, yer bilgileri ile gündem maddeleri açıkça belirtilmelidir. Duyuru tüm kat maliklerine tebliğ edilerek veya apartman girişinde ilan edilerek yapılabilir.
Acil durumlar için bu süre yedi güne kadar indirilebilir, ancak bunun için geçerli nedenler bulunmalıdır. Çağrı yazısının içeriği net ve anlaşılır olmalı, gündem dışı konuların görüşülmeyeceği belirtilmelidir. Tebligat işlemlerinin kayıt altına alınması sonrası yaşanabilecek hukuki sorunları önler.
Toplantı Yeter Sayısı ve Karar Alma
Toplantının geçerli olması için kat mülkiyeti payları itibariyle yarıdan fazla katılım gereklidir. İlk çağrıda yeter sayı sağlanamadığında, ikinci çağrı için bir hafta sonraki tarih belirlenebilir. İkinci çağrıda ise katılan üyelerle toplantı yapılarak kararlar alınabilir.
Karar alımında basit çoğunluk yeterlidir, ancak bazı önemli konularda nitelikli çoğunluk aranabilir. Oy kullanma hakları kat mülkiyeti paylarıyla orantılıdır. Toplantı tutanağının düzenli tutulması ve tüm kararların açık şekilde kaydedilmesi yasal zorunluluktur.
Toplantı Sonrası Yapılması Gerekenler
Toplantı bitiminde detaylı bir tutanak hazırlanmalı ve katılımcıların imzasına sunulmalıdır. Alınan kararlar tüm kat maliklerine yazılı olarak duyurularak, uygulama süreci başlatılır. Kararlara karşı itirazların yasal süresi bulunduğu için bu duyuruların kayıt altına alınması önemlidir.
Kararların uygulanması sırasında şeffaflık sağlanmalı ve düzenli bilgilendirmeler yapılmalıdır. Özellikle mali konularda alınan kararların takibi ve raporlanması güven ortamının korunması için kritiktir.
Etkili Toplantı Yönetimi İçin Öneriler
Başarılı bir olağanüstü genel kurul toplantısı için önceden hazırlık yapılması şarttır. Gündem maddelerinin net şekilde belirlenmesi, gerekli belgelerin hazırlanması ve katılımcıların bilgilendirilmesi toplantının verimliliğini artırır.
Toplantı sırasında düzenin sağlanması, herkesin görüşünü ifade etme fırsatı bulması ve zaman yönetiminin doğru yapılması önemlidir. Tartışmalı konularda arabuluculuk yaklaşımının benimsenmesi çözüm odaklı kararlar alınmasını sağlar.
Modern apartman ve site yönetiminde dijital çözümlerden farardalanmak süreçleri büyük ölçüde kolaylaştırır. Konsiyon gibi profesyonel yazılım sistemleri sayesinde toplantı çağrıları, katılımcı takibi, karar kayıtları ve duyuru işlemleri sistematik şekilde yönetilebilir. Bu tür çözümler hem zaman tasarrufu sağlar hem de yasal uyumluluğu destekler.