Kat malikleri özel durumlar dışında yılın belli gününde toplantılar düzenliyorlar.  Toplantıya katılmayan kat maliki 1.derece akrabalarına veya diğer kat maliklerine yazılı vekalet vermek sureti ile kendilerini kat malikleri kurulunda temsil ettirebiliyorlar. 

Apartman yönetimi toplantılarında konuşulan her konunun alınan kararların yönetim defterine kaydedilmesi ve apartman yönetimi toplantı tutanağına işlenmesi gerekiyor. Bu toplantı tutanağını apartman yöneticisinin bir dosyada saklaması gerekiyor.

Apartman yönetimi toplantı tutanağında konuşulacak konular, gündem maddeleri, alınan kararlar, dilek ve isteklerin açıkça belirtilmiş olması gerekiyor.