Apartman Yöneticisinin Defter Tutma Yükümlülüğü
Apartman yönetimi görevini üstlenen kişilerin en sık karşılaştığı sorulardan biri, apartman yöneticisi gelir gider defteri tutmak zorunda mıdır sorusudur. Bu konuda net bir cevap vermek gerekirse, evet, apartman yöneticileri yasal olarak gelir gider defteri tutmak zorundadır. Kat Mülkiyeti Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde bu yükümlülük açıkça belirtilmiştir.
6570 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesi uyarınca, apartman yöneticileri tüm gelir ve giderleri düzenli olarak kaydetmek, belgelemek ve kat maliklerine hesap vermek zorundadır. Bu durum, yöneticinin profesyonel olarak atanmış olması ya da kat malikleri arasından seçilmiş olması fark etmeksizin geçerlidir.
Hangi Kayıtların Tutulması Gerekir
Apartman yöneticilerinin tutması gereken kayıtlar oldukça kapsamlıdır. Aidat gelirleri, ortak alan kullanım gelirleri, elektrik, su, doğalgaz giderleri, temizlik masrafları, asansör bakım giderleri, güvenlik masrafları ve tüm diğer işletme giderleri detaylı şekilde kaydedilmelidir.
Ayrıca yapılan her harcama için fatura, makbuz veya diğer belgelendirici evrakların muhafaza edilmesi de yasal bir zorunluluktur. Bu belgeler, şeffaflık ilkesi gereği kat maliklerinin incelemesine açık olmalı ve talep halinde ibraz edilmelidir.
Defter Tutma Sistemleri Ve Yöntemler
Apartman yöneticisi gelir gider defteri tutmak zorunda mıdır sorusuna evet cevabı verdikten sonra, hangi sistemlerin kullanılabileceğini açıklamak gerekir. Geleneksel olarak elle tutulan defterler kullanılabilse de, günümüzde dijital çözümler daha pratik ve güvenli seçenekler sunmaktadır.
El ile tutulan defterlerde sayfa numaraları verilmeli, kalemle yazılmalı ve silinti yapılmamalıdır. Hata durumunda üzeri çizilerek düzeltme yapılmalı ve paraf atılmalıdır. Dijital sistemlerde ise veri güvenliği ve yedekleme konularına özel önem verilmelidir.
Hesap Verme Ve Şeffaflık Yükümlülüğü
Kat Mülkiyeti Kanunu, apartman yöneticilerinin belirli periyotlarla kat maliklerine hesap vermesini zorunlu kılar. Bu hesap verme süreci, tutulan gelir gider defterinin temel dayanağını oluşturur.
Yöneticiler, en az yılda bir kez olmak üzere tüm gelir ve giderleri detaylandıran rapor hazırlamak zorundadır. Bu raporda her kaleme ait harcama miktarı, tarihi ve dayanak belge bilgileri bulunmalıdır. Kat malikleri bu raporları inceleme ve itiraz etme hakkına sahiptir.
Yasal Yaptırımlar Ve Sorumluluklar
Defter tutma yükümlülüğüne uymayan apartman yöneticileri çeşitli yasal yaptırımlarla karşılaşabilir. Kat malikleri tarafından açılan davalar sonucunda tazminat ödemek zorunda kalabilir, görevden alınabilir ve hukuki sorumlulukları doğabilir.
Özellikle mali kayıp yaşanan durumlarda, düzenli defter tutmamış olan yöneticilerin savunma yapması oldukça zorlaşır. Bu nedenle hem yasal zorunluluk hem de kişisel güvence açısından düzenli kayıt tutma kritik önem taşır.
Modern Çözümler Ve Teknoloji Desteği
Günümüzde apartman yönetimi alanında teknolojik gelişmeler, defter tutma sürecini büyük ölçüde kolaylaştırmıştır. Bulut tabanlı yazılımlar, otomatik fatura takibi, dijital makbuz sistemleri ve online raporlama araçları yöneticilerin işini oldukça basitleştirmektedir.
Bu tür sistemler, insan kaynaklı hataları minimize ederken, şeffaflığı artırır ve kat maliklerinin bilgilere erişimini kolaylaştırır. Ayrıca yasal yükümlülüklere uygunluk açısından da güvenli çözümler sunar.
Sonuç Ve Öneriler
Apartman yönetimi görevini üstlenen herkesin bilmesi gereken temel kural, gelir gider defteri tutmanın yasal bir zorunluluk olduğudur. Bu yükümlülük hem yöneticinin hem de kat maliklerinin haklarını koruma amacı taşır.
Modern apartman yönetimi süreçlerinde manuel defter tutma yerine, profesyonel yazılım çözümlerinden yararlanmak hem zaman tasarrufu sağlar hem de hata riskini azaltır. Bu konuda Konsiyon gibi site ve apartman yönetimi yazılımları, tüm yasal gereksinimleri karşılayacak şekilde tasarlanmış, kullanıcı dostu arayüzler sunmaktadır. Böylece yöneticiler, karmaşık süreçleri basit adımlarla yönetebilir ve kat maliklerine karşı sorumluluklarını eksiksiz yerine getirebilir.
