Sitede oturan kat maliklerinin yılda bir kez toplanmaları site gündemi için belirlenen konuları karara bağlamaları gerekiyor. Kat maliklerinin toplantıya katılması için site yönetiminin toplantı çağrısında bulunması gerekiyor. 

Toplantı için istenilen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla, kat malikleri kurulu her zaman toplanabiliyor. Toplantıya katılmayacak olan kat maliki 1.derece akrabalarına veya diğer kat maliklerine yazılı vekalet vermek sureti ile kendilerini kat malikleri toplantısında kendilerini temsil ettirebiliyorlar.

Site yönetimi toplantısında  gündem maddeleri, alınan kararlar, dilek ve istekler dile getiriliyor. İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtiliyor.

Kat malikleri kuruluna davet mektubu örneği..

............ Site Kat Maliklerine 

Kat malikleri kurulu, aşağıdaki gündem maddelerini görüşüp karara bağlamak üzere ../../.... günü saat ....'da apartman sığınağında olağan (veya olağanüstü) olarak toplanacaktır.

Bu toplantıda yeter sayı sağlanamadığı takdirde, ikinci toplantı nisap (çoğunluk) aranmaksızın .../.../... günü saat ....'da aynı yerde yapılacaktır.

Bütün kat maliklerinin toplantıya katılmaları veya kendilerini temsil ettirmeleri önemle rica olunur .../../... 

Gündem:

1)Açılış,yoklama ve toplantı Divan başkanı'nın ve üyelerin seçimi.

2)Başkanlık panına imza yetkisi verilmesi

3)Gündemin okunması ve ilaveler

4)Yönetici faaliyet raporu ve denetçi raporunun okunması; hesapların görüşülmesi ve

yöneticinin ibrası.

5)Yeni yönetici ve denetçi seçimi.

6)Dilekler.

7)Kapanış.

.....Site Yöneticisi

(Ad,Soyad,İmza)