Sitede oturan kat maliklerinin yılda bir kez toplanmaları site gündemi için belirlenen konuları karara bağlamaları gerekiyor. Kat maliklerinin toplantıya katılması için site yönetiminin toplantı çağrısında bulunması gerekiyor. 

Toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartiyle, kat malikleri kurulu her zaman toplanabiliyor. Toplantıya katılmayacak olan kat maliki 1.derece akrabalarına veya diğer kat maliklerine yazılı vekalet vermek sureti ile kendilerini kat malikleri toplantısında kendilerini temsil ettirebiliyorlar.

Site yönetimi toplantısında  gündem maddeleri, alınan kararlar, dilek ve istekler dile getiriliyor. İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtiliyor.