Bir çok Apartman ve Site, Çatı, Dış Cephe,Çevre düzenleme vb.gibi ihtiyaç duyduğu hizmetleri dışarıdan başka kişi ve firmalardan sağlamaktadır.
Yönetici kendi uzmanlık konusu dışında karar vermede zorlanır.
1.Firmalar değişik markalar önermektedir.
2.Ortaya çok değişik reçeteler atılmıştır ve bunlardan hangisi doğrudur?
3.Fiyatlar çok farklıdır.Hangi firmayı seçelim?
4.Firma işi yapmaz ise ne olur?
5.Yapılan iş bozulursa ne olur? hukuki teminatı ne?
6.Nasıl bir sözleşme yapmalı?
7.İhale şeklinde yapmaz ise yönetici seçtiği firmadan dolayı zan altında kalır mı?
8.Yanlış seçim yapma olasılığı ne kadar yüksek?
Genelde yöneticiler tarafından yapılan yanlışlar
1.Birkaç firmadan teklif alıp tekliflerde hoşuna giden maddeleri alt alta yazarak şartname oluşturmak.(tıpkı birkaç doktor reçetesinden ilaç beğenmeye benzer)
Örneğin :Bir çatlak tamir macunun seçimi bile üstüne sürülecek izolasyon ve boya ile uyumlu olmasını gerektirir aksi halde boya macuna yapışmaz.

2.Firmaların yazdıkları şeyleri doğru kabul ederler, halbuki bazı firmalar işi alabilmek için işi gereksiz abartırlar veya süslerler.Konunun uzmanı olmadıkları için kolay yanılırlar.
3.Fiyatı düşük olan teklifi seçerler ama o teklifin sorunlarını ne denli çözeceğini bilemezler.
4.İşin yapımı sırasında bilmedikleri bir konuyu denetleyemezler.Kolay bir yol olarak garanti talebinde bulunurlar.ancak dünyanın her yerinde bina özürlerinden doğan hataların yapımcının garantisi dışında kalacağını atlarlar.
5.Sözleşmeyle kaza risklerini yapımcıya yükleselerde hukuken kendilerinin nihayi işveren olduklarını ve kazalardan sorumlu olabileceklerini atlarlar.

AKILLI YÖNETİMLER NE YAPAR?
1.İstenen uzmanlar kendi apartmanlarında mevcutsa,
a.Bir hukukçu.
b.İş koluna göre bir uzman Mühendis veya teknik eleman
c.Kontrolu yapacak bir teknik eleman dan oluşan bir kadro oluşturur. ve Yönetici olarak kendi sadece mali işlere bakar ve uzmanlık konularındaki kararları bu kişilere bırakır.
2.Bu hizmetleri dışarıdan sağlarlar.

Bir İdari Şartnamede Bulunması Gereken Hususlar Nelerdir?
1.İhalenin Konusu ve Şekli
2.Teklif verme Zamanı ve Yeri.
3.İhalenin yapılması.
4.İhaleye Girebilme Şartları,
5.Geçici Teminat
6.Kesin Teminat Tutarı.
7.Teminat olarak kabul edilen kıymetler.
8.Teminatların Teslim şekli
9.İş yeri ve Mahal Durumu
10.Yapımın Bitim Tarihi ve Gecikme cezası
11.Tekliften geri dönülmeyeceği.
12.İhalenin tebliği, Sözleşme yapılması Masraflar.
13.Anlaşmazlıkların Çözülmesi
14. İhalenin bozulması
15. Avans Verilmesi
16.Keşiflerin Fiyatlandırılması.
17.Kontrolluk
18.Garanti Süresi ve verilen Teminatların İadesi.
19.Diğer Şartlar