634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda defter tutma mükellefiyeti 32 ve 41. maddelerde yer almaktadır.

1. Karar Defteri (Kat Malikleri Kurulu Defteri)

Kanunun “Kararlar” başlıklı 32. maddesinde “Kat malikleri kurulu kararları, (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar” denilerek “Karar Defteri” tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.

Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

1. Gelir-Gider Defteri

Kat Mülkiyeti Kanununda bu isim altında bir defter düzenlenmemekle beraber gelir ve giderlerin net bir şekilde izlenebilmesi adına uygulamada bu isim altında defter de tutulmaktadır. Bu defterinde noter onaylı olması ve kapanış tasdikine tabi tutulması şarttır.

Yöneticiler gelirleri (aidatlar) ve giderleri doğru bir şekilde bu deftere kaydetmeli, kaydettikleri işlemlere yönelik fatura vb. evrakları da mutlaka muhafaza etmelidir. Giderlerde fatura alınması tercih edilmeli, yazar kasa fişlerinin ise arkalarına ne için harcama yapıldığı kaydedilmelidir. Bir hizmet karşılığında bir bedel (ücret vb.) ödeme yapılıyorsa, ödemeyi yapana mutlaka ilgili belgeler (gider makbuzu, gider pusulası) imzalattırılmalıdır.

Aidatlar toplanırken, kat maliklerinin bir listesinin yapılması, önce bu listeye göre tahsilatın gerçekleştirilmesi, ödeme alınırken (aidat toplanırken) ya da toplandıktan çok kısa bir süre sonra gelir makbuzunun da düzenlenmesine özen gösterilmelidir. Aidatların banka aracılığı ile tahsil edilmesi de mümkündür. Ya da toplanan aidatların topluca bankaya yatırılmak istenebilir. Bu durumda mutlaka apartman ya da site yönetimi adına hesap açılmalı, ancak sevk ve idaresi yöneticiye verilen bir hesap açılmalıdır. Bu tür hesaplar bankalarca uygulamada açılabilmektedir.

Karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. İşletme defteri tutulursa onun da her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

İşletme projesinin yapılması:

Madde 37 – Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar.

Bu projede özellikle:

1. a) Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları;
2. b) Tüm giderlerden her kat malikine, bu Kanunun 20 nci maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar;
3. c) Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20 nci maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı; Gösterilir. Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır. Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68 inci maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.

Aidat Borcunun İcra Takibine Geçilmesi Açısından Sonuç

Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre gider payını ödemeyen kat malikine karşı, yönetim planına, Kat Mülkiyeti Kanunu ve Genel hükümlere göre ilamsız icra takibi yapılabilir. Borçlu ödeme emrine itiraz ederse yönetici kesinleşen işletme projesine VEYA kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararlarına dayanarak icra mahkemesinden itirazın kaldırılmasını isteyebilir. Çünkü kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İİK’nın 68. Maddesinin 1. Fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır ve kayıtsız şartsız borç ikrarını içerir.

O halde aidat borcu bakımından elimizin güçlü olması için kesinleşmiş işletme projemiz olmalı ve usulüne uygun tutulan karar defterinde işletme giderleri ile ilgili karar alınması gerekir.